5 דברים שחשוב לבדוק לפני שמחליטים על אירוע במקום פתוח

יש הרבה סוגי אירועים שאפשר ורצוי לקיים במקום פתוח. חתונה אינטימית, בר מצווה, בת מצווה וברית הם דוגמאות לאירועים במגזר הפרטי, בעוד בענף העסקי ניתן למצוא ימי חברה, קבלות פנים, הרמת כוסית וכדומה. אירוע במקום פתוח משדרג את החוויה עבור האורחים ועשוי לצמצם בהוצאות.

הפקה של אירוע במקום פתוח דורשת הצללה ומערכת שיקולים ייחודית. יש הבדלים משמעותיים בין אירוע במקום פתוח לבין שימוש בגן אירועים, אולם או מסעדה. מקום פתוח לא תמיד ערוך לכמות גדולה של אורחים ואיכות האירוע תלויה במידה רבה בהכנות המוקדמות.

לא רק פתרונות הצללה

על מנת להימנע מטעויות יש 5 דברים שחשוב מאוד לבדוק לפני שמחליטים לקיים אירוע במקום פתוח:

1. התאמה לאורחים – הבדיקה הראשונה אינה קשורה אל המקום עצמו, אלא דווקא אל מערכת השיקולים של בעלי האירוע. יש צורך בבדיקה יסודית של התאמת המקום עבור אוכלוסיית המוזמנים. במידה ורוב המוזמנים הם מבוגרים או קשישים, אין טעם לערוך אירוע במקום גבוה או נטול נקודות גישה נוחות. ההתאמה לאורחים צריכה להיות אופטימאלית הן מבחינת התנאים, הן מבחינת המרחק והן מבחינת גודל המקום.

2. כללי בטיחות – חשוב לבדוק האם במקום בו מתכננים לקיים את האירוע יש דרכי פינוי מסודרות. על המקום לאכלס כמות מוגדרת של אנשים, לעבור בדיקות מטעם פקחי תעבורה, כיבוי אש ומשטרה ולהיות מאושר על ידי קציני בטיחות. לעיתים ניתן לשפר את כללי הבטיחות של אירוע במקום פתוח בעזרת פתרונות הצללה בסיסיים בלבד, אך יש מקרים בהם נדרשת מעורבות של אמצעים מורכבים יותר.

3. מזג אוויר – לפני שמחליטים לקיים אירוע במקום פתוח חשוב לבדוק את תנאי מזג האוויר הצפויים. במידה והאירוע אמור להתקיים בחודשים יולי ואוגוסט במרכז הארץ, הצללה וקירוי עם רשתות צל לא יספיקו על מנת להנעים את זמנם של האורחים. לעומת זאת, בחודשים אחרים אפשר לפזר אמצעי הצללה שונים, להוסיף פרגולות עץ וליצור אווירה נעימה. על כל פנים, ההתאמה של המקום הפתוח אל התאריך היא גורם קריטי להצלחה.

4. עלויות – המחיר של הפקת אירוע בגן אירועים קבוע מראש, וכולל ברוב המקרים את האוכל, השתייה, הצוות והמקום עצמו. לעומת זאת, במקום פתוח העלויות תלויות בהזמנה פרטיקולרית של אנשי מקצוע. מפיקי האירוע נדרשים לתאם בין בעלי המלאכה השונים, להשוות בין הצעות מחיר, ולבדוק האם העלות הכללית עומדת בתקציב שהוגדר.

5. דת והלכה – לעיתים קרובות יש הגבלות דתיות והלכתיות על קיום אירועים במקומות פתוחים. לצד אירועים בהם הדת אינה מהווה שיקול, חתונה, בר מצווה או ברית דורשת התייחסות אחרת. כדאי לוודא כי הוראות ההלכה אינן מתנגשות עם התכנון המוקדם, ובמידת הצורך גם להתייעץ עם רב או גורם מוסמך אחר.

לסיכום, אירוע במקום פתוח יכול להיות חוויה בלתי נשכחת. כדאי להיעזר בשלב הראשון בפתרונות הצללה בסיסיים, אך לבדוק לאחר מכן גם את ההתאמה לאורחים, כללי הבטיחות, מזג האוויר, העלויות ושיקולי הדת. 

בואו והתרשמו מגלריית העבודות שלנו!